第一条 为保障深圳市福田区鹏炬商事调解中心(下称“本中心”)的各类信息资料不丢失、不失密、不泄露，加强员工保密意识，有效控制本中心各信息环节，经理事会批准，制定本制度。

第二条 本制度适用于本中心每位员工。

第三条 行政部负责对员工进行保密教育，负责与员工签订保密协议。各部门设专职人员负责对各类保密信息进行保管。

第四条 作业过程中产生的和当事人有关的任何资料、文件、信息，不得泄露给任何非本中心员工，不得用作与本中心业务不相关的用途。

第五条 本中心员工负有对下述信息的保密义务，但已通过合法渠道对外披露，或本中心已通过公开文件进行展示的除外：

1. 实际作业过程中产生或接触的当事人相关信息;

2. 本中心合作伙伴的各类信息;

3. 本中心各项主营业务的具体运作方法;

4. 本中心质量管理体系文件及薪酬管理体系文件;

5. 本中心的工作计划;

6. 本中心与行业竞争有关的内部信息;

7. 其他本中心认为应保密的信息。

第六条 各类业务资料及档案应妥善保管，各部门负责人系保密保管的第一责任人，本中心理事会系保密保管的最终责任人。

第七条 保管当事人资料及业务文件的文件柜应加锁管理，文件柜由各部门负责人管理，员工因业务关系需查阅、借阅资料时，应得到部门负责人许可并登记，并在规定的时间内归还。

第八条 涉及本中心机密的文件，发送时应进行加密处理，以防泄漏。

第九条 员工不得私自通过网络传输、拷贝、复印和抄录等形式将相关资料文件带出办公室，或泄露给与工作无关的第三人，严禁将资料进行散播。

第十条 员工因职务上的需要所持有或保管的所有有关本中心秘密信息的文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、磁盘，以及其他任何形式的载体等记录，均归本中心所有，未经授权不得带出或泄露给与工作无关的任何人。

第十一条 员工持有或保管的有关信息、文件和载体，如过期和作废，应交由部门负责人进行专门处理，不可随意丢弃。

第十二条 业务相关函件、合同等文件资料由部门负责人管理，专件专用，并记录具体用途，任何人不得私自填写或将空白件带出。

第十三条 本中心设专用电子邮箱进行对外联络，包括但不限于日常信息数据的传送、与当事人联系等工作，电子邮箱由主任及部门负责人管理，任何未经授权的人员不得经手。

第十四条 本中心开展业务的计算机系统实行分级管理，并进行严格的授权访问，系统用户必须得到授权后方能登录系统，禁止越权访问。

第十五条 部门负责人应对本部门工作电脑、工作手机等电子设备设置密码，员工不得将密码告诉第三人。

第十六条 员工应只使用自己的电子办公设备进行作业，不得借用他人设备，亦不得主动将自己的设备借予他人。

第十七条 本中心的工作电脑、工作手机等电子设备内存储的文件内容是本中心财产，员工非因工作需要，不得将其拷贝、打印、传播，或擅自删除。

第十八条 员工不得安装与办公作业无关的软硬件在电子办公设备中，不得安装有风险隐患的软硬件在电子办公设备中。

第十九条 本中心所有业务产生的文件除具体工作人员采取有效的备份外，应另在本中心总的数据库中定期备份。

第二十条 对于受控或涉密文件的复印、传真和扫描，操作人员要按文件管理程序规定审批、登记、备案。

第二十一条 员工上班时不允许携带私人的软盘、优盘、磁盘等储存设备进入办公室。

第二十二条 工作电话所涉系统录音由部门负责人加密保存，员工不可私自对信息进行删减。

第二十三条 员工离职前应交接的内容有：

1. 与本岗位业务有关的所有信息资料(包括本中心内部文件、记录;当事人信息;工作电脑、工作手机等电子设备内存储的文件;其他书面记录;其他应交与本中心的资料);

2. 属于本中心的财产，如通讯用具，办公用品等。

第二十四条 员工在离职前应当准备好需交接文件、物品，经本中心部门负责人核对确认后，双方签署交接清单，报行政部审核，方可办理离职手续。

第二十五条 本中心应对新入职的员工进行保密教育。

第二十六条 本中心应与员工签订保密协议，约定保密事项。

第二十七条 本中心员工应保证不在非保密记录本上记录有关机密材料，不在私人交往中或公共场所谈论、公开或涉及本中心机密，不私自复制机密资料等。

第二十八条 本中心员工有义务对其发现的违规或泄密现象予以制止和举报，本中心应产即采取补救措施。

第二十九条 本中心有权对违反本中心保密规定或造成泄密事实的员工视情节轻重给予相应处罚。

第三十条 本中心应从硬件上应当采取一切可能的措施，如计算机的软硬件设置和网络设置等，防止人为的泄密隐患。

第三十一条 本制度的解释权归本中心理事会所有。

第三十二条 本制度自颁布之日起执行。